Casestudie
Introduktion
I denne case kan du læse om, hvordan vi har hjulpet TIMEmSYSTEM med at optimere deres projektstyring, med værktøjet Jira Software.
TIMEmSYSTEM er et selskab i Visma, som udvikler produkter, komponenter og tilbyder rådgivning til det offentlige, halvoffentlige og private marked samt uddannelsesinstitutioner landet over. TIMEmSYSTEM er specialister indenfor overenskomst og arbejdstidsregler indenfor digitalisering.
Problem
TIMEmSYSTEM stod overfor følgende udfordring, som de ønskede vores hjælp til at løse:
Virksomheden havde brug for et projektstyringsværktøj, som de kunne bruge til at få bedre kontrol over nye projekter med hensyn til afhængigheder og opgaveallokering, så medarbejdere fra forskellige teams nemmere kunne overdrage opgaver til hinanden. Samtidigt havde de behov for et værktøj, som de kunne bruge til håndtering af change requests til eksisterende projekter.
Løsning
Som løsning på deres udfordring implementerede konsulenter fra aety, værktøjet Jira Software til Cloud, som de kunne anvende som værktøj til deres projektstyring. TIMEmSYSTEM ville anvende Jira til at håndtere alle opgaver, for alle teams, herunder Development, Support og konsulenter.
Før implementeringen af Jira Software, brugte de excel ark til alle deres projekter. Med implementeringen af det nye værktøj, kunne de spare tid ved at bruge projektskabeloner, som automatisk blev konverteret til Jira Software. De forskellige templates blev lavet i appen Issue Template på baggrund af TIMEmSYSTEMs excel ark. Med Issue Template kunne medarbejderne, også de, som ikke normalt anvendte Jira, selv vedligeholde deres templates. Det gav et bedre overblik, at både uviklingen og projekterne var i Jira.
I fremtiden vil de også benytte Advanced Roadmaps, til at skabe overblik og strømligning af projekter.
Under implementeringen af projektstyringsværktøjet, fandt TIMEmSYSTEM ud af, at de også ville have optimeret deres konsulenters tidsregistrering på kunder. Her implementerede konsulenter fra aety en løsning med appen Email this Issue. Nu skulle medarbejderne blot skrive de relevante informationer til en emailadresse, hvorfra data automatisk blev registeret i Jira, frem for at registrere deres kundetimer i et excel ark, som efterfølgende blev håndteret manuelt. Med løsningen blev alt data lagt ind ét sted, for at gøre tidsregistreringen mere effektiv, samt for at skabe et bedre overblik.
Aety’s fremgangsmåde
I begyndelsen af projektet fokuserede vi på processen. Vi diskuterede, tegnede på tavlen og sammen med TIMEmSYSTEM skabte vi en proces, som vi senere konverterede til Jira. Under denne fase afholdt vi ugentlige møder, én gang om ugen. Det tog et par måneder at få systemet op at køre. Efterfølgende kunne TIMEmSYSTEM gå i gang med at bruge systemet.
Medarbejderne i TIMEmSYSTEM var generelt set meget positive over for løsningen, da projektstyringsværktøjet resulterede i, at de kunne spare tid, samt gjorde det nemmere for dem at overskue de forskellige processer. Også tidsregistreringsløsningen gjorde deres arbejdsgange nemmere. Vi fungerer stadig som løbende sparringspartner ift., når processen skal opdateres.
Resultat
Bedre overblik over nystartede projekter og ændringer til eksisterende projekter. Medarbejderne skal nu bruge mindre tid på at koordinere gennem et excel ark, da dataen i Jira skaber et bedre overblik, samt leder til bedre samarbejde.
Med tidsregisterringsløsningen kan regnskabsafdelingen bedre registere konsulenttimer, da dataen modtages i et fast format, som automatisk videreføres ind i Jira.